Stappenplan VvE Jaarafsluiting 2025

De jaarafsluiting is een van de belangrijkste momenten voor elke Vereniging van Eigenaars (VvE). Het is het moment waarop je verantwoording aflegt over het afgelopen boekjaar en plannen maakt voor het komende jaar. In deze blog leer je stap voor stap hoe je een professionele jaarafsluiting voorbereidt voor 2025.

Wettelijke verplichtingen

VvE's moeten binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een balans en een resultatenrekening (ook wel exploitatierekening genoemd) opstellen. Daarnaast wordt er tegenwoordig meer nadruk gelegd op duidelijke toelichtigingen in de jaarrekening, vooral over reserveringen en onderhoudsplannen. Van VvE's wordt verwacht dat zij aantonen hoe reserveringen voor toekomstig onderhoud berekend en beheerd worden. Het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) speelt hierin een centrale rol.

Wanneer moet je beginnen met de jaarafsluiting?

Timing is alles bij een VvE jaarafsluiting. Begin minimaal 8-10 weken voor je geplande Algemene Ledenvergadering (ALV) met de voorbereidingen.

Stap 1: Boekhouding controleren en afronden

Voor je begint met het maken van de rapportages, moet je boekhouding 100% compleet en juist zijn.

✅ Controle Checklist Boekhouding:

• Alle facturen van december verwerkt
• Bankafschriften van hele jaar gecontroleerd
• Openstaande posten geboekt
• Vooruitbetalingen en afrekeningen verwerkt
• Reserveringen bijgewerkt
• Indien van toepassing: afschrijvingen berekend en geboekt

Let op: Veel VvE's vergeten de eindejaarscorrecties. Denk aan energieafrekeningen, verzekeringspremies en onderhoudscontracten die vaak pas in januari/februari binnenkomen maar betrekking hebben op het vorige jaar.

Stap 2: Jaarrekening opstellen

Een professionele VvE jaarrekening bestaat uit meerdere onderdelen die samen een compleet beeld geven.

📊 Verplichte onderdelen jaarrekening:

• Balans per 31 december
• Resultatenrekening
• Toelichting op bovenstaande overzichten
• Overzicht reserves en voorzieningen
• Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) update

Stap 3: Reserves en voorzieningen evalueren

2025 is het perfecte moment om je reserve- en onderhoudsbeleid kritisch te bekijken.

Nieuwe inzichten voor 2025:

• Energieprijzen blijven volatiel - extra buffer nodig
• Nieuwe duurzaamheidseisen vragen om investeringen
• Inflatie heeft impact op onderhoudskosten
• Arbeidstekort in bouwsector verhoogt prijzen

💡 Aanbevelingen voor 2025:

• Verhoog energiereserve met 20-30%
• Plan duurzaamheidsinvesteringen (isolatie, warmtepompen)
• Update MJOP met actuele prijzen (+15-25%)
• Overweeg externe expertise voor grote projecten

Stap 4: Begroting 2025 opstellen

De begroting voor 2025 moet realistisch zijn en rekening houden met de huidige economische situatie.

Belangrijke aandachtspunten voor 2025:

• Energiekosten: Budget op basis van nieuwe tarieven
• Verzekeringen: Premies stijgen 10-20% gemiddeld
• Onderhoud: Rekening houden met personeelstekort
• Administratie: Mogelijk hogere accountantskosten

📈 Begrotingstips 2025:

• Gebruik voorzichtige schattingen (+10% buffer)
• Plan flexibele servicekosten-verdeelsleutel
• Overweeg maandelijkse bijstellingen
• Communiceer onzekerheden transparant naar eigenaren

Stap 5: Jaarstukken door kascommissie laten controleren

Voordat de ALV plaatsvindt, is het belangrijk om de jaarstukken door de kascommissie te laten controleren. De kascommissie controleert of de administratie correct is en of de jaarrekening klopt en kan op basis hiervan de vergadering adviseren de jaarrekening wel of niet goed te keuren.

Stappenplan controle kascommissie:

• Controleer of het beginsaldo van de balans overeenkomt met het eindsaldo van de balans van vorig boekjaar
• Controleer of voor alle uitgaven een factuur of declaratie aanwezig is
• Controleer of alle inkomsten verantwoord zijn. Zijn alle contributiegelden ontvangen? Controleer eventueel steekproefsgewijs
• Controleer of alle facturen zijn betaald die betaald moesten zijn
• Vergelijk de werkelijke inkomsten en uitgaven met de begrote bedragen
• Leg de bevindingen vast en presenteer deze tijdens de ALV

Stap 6: Goedkeuring jaarstukken VvE

Tijdens de ALV worden de jaarstukken besproken. Meestal doet het bestuur dit. De kascommissie kan aangeven of er wel of geen opmerkingen zijn over de jaarrekening. De leden kunnen ook vragen stellen.

Tijdens de ALV worden ook de eventueel nieuwe ledenbijdragen / servicekosten vastgesteld. Ook zal de vergadering moeten besluiten wat er gaat gebeuren met een tekort of overschot op de resultatenrekening.

Veelgemaakte fouten vermijden

Leer van de ervaringen van anderen en vermijd deze veel voorkomende valkuilen:

Door gebruik te maken van een online tool, zoals de app van vve.nl, kun je automatisch voldoen aan alle eisen. VvE.nl biedt alles wat je nodig hebt. Een plek om documenten centraal op te slaan, diverse communicatie mogelijkheden naar de leden én een boekhoudmodule waar benodigde rapportages uit rollen.

Conclusie

De jaarafsluiting van een VvE is meer dan een administratieve taak: het is hét moment om de financiële gezondheid van de vereniging te waarborgen en klaar te zijn voor de toekomst.

Met de inzet van moderne hulpmiddelen, een heldere en transparante aanpak én oog voor actuele wet- en regelgeving, kunnen VvE’s een sterke basis leggen voor 2025 en daarna.

Betrek alle leden actief bij het proces en neem beslissingen in goed overleg. Dit bevordert niet alleen de samenwerking binnen de VvE, maar draagt ook bij aan het behoud van het gebouw én een prettige leefomgeving voor alle bewoners.